A história da monitorização online da Cision

Sabia que a monitorização de Internet de todo o grupo CISION é feita em Portugal? Que milhares de clientes da CISION espalhados por todo o mundo acedem diariamente a conteúdo gerado em Portugal? Uma surpresa apenas para quem não conhece o projecto Wise.

Como tudo começou?

O WISE (acrónimo de Web Intelligence Search Engine) surgiu no final do ano de 2007. A monitorização web era feita utilizando software comprado especificamente para o efeito e instalado no datacenter da CISION, na Suécia. Com esta plataforma, alguns escritórios da CISION na Europa, Portugal incluído, conseguiam monitorizar, de forma independente, um conjunto seleccionado de websites. Devido à complexidade e falta de investimento neste projecto, o grupo CISION decidiu abandonar esta plataforma e cada escritório contratou um fornecedor de conteúdos de Internet para os seus clientes. E é desta decisão que nasce um novo projecto em Portugal que viria a tornar-se um dos melhores motores de monitorização web do mundo.

Todos os escritórios da CISION, exceto Portugal, optaram por comprar o conteúdo web a empresas especializadas em monitorização web (NMI, Moreover,…). Em Portugal, a opção foi aproveitar a plataforma abandonada pelo grupo e, utilizando recursos internos, criar uma solução de monitorização que permitisse manter e possivelmente expandir este serviço. E assim, depois da transferência de alguns gigabytes de informação, de milhares de linhas de código espalhadas por várias aplicações distintas e da criação de várias bases de dados, começou a formar-se a uma nova plataforma que teve como objectivo inicial dar continuidade à monitorização de um conjunto de websites portugueses para os clientes nacionais. Com este objectivo atingido a CISION Portugal era agora proprietária de uma aplicação que permitia monitorizar conteúdo Internet. Mais do que isso, tinha o conhecimento necessário para conseguir escalar esta monitorização a todo o mundo. O primeiro passo foi a criação de um nome para este novo projecto e é assim que surge o WISE.

2007

• Captura e exportação de conteúdos noticiosos em cerca de 300 websites portugueses.
• Indexação e pesquisa de informação de forma instantânea utilizando palavras-chave e com recurso a operadores boleanos.
• Suporta qualquer tipo de caracteres: Chinês, Japonês, Árabe, Russo, Grego
• Permite ainda filtrar o conteúdo por país, idioma, assuntos ou publicações
• O resultado final é conteúdo filtrado de acordo com os critérios definidos previamente com cada cliente.
• Informação facilmente exportada para o portal de clientes da CISION (CisionPoint) ou integrada em qualquer outro sistema externo devido à utilização de outra ferramenta criada pela CISION Portugal, o DataHub*.
• Possibilita entregar a qualquer cliente o resultado de uma monitorização personalizada de forma quase automática.

Os primeiros desafios

Nada melhor para começar a testar as capacidades do WISE do que ter alguns dos maiores clientes do grupo CISION. Marcas como Nokia, Kodak, Ericsson, Barco, Microsoft, Rezidor foram dos primeiros clientes do WISE. Esta fase de consolidação do projecto exigiu um grande esforço por parte da CISION Portugal pois cada uma destas marcas necessitava de monitorizar um conjunto de websites (que poderiam ser centenas ou mesmo alguns milhares) espalhados por vários países. Este processo exigiu várias semanas de trabalho intensivo e recursos da empresa de modo a conseguir atingir as expetativas. Nesta altura houve um crescimento exponencial do número de publicações monitorizados pelo sistema e o WISE começava a ficar com uma base de dados que incluía os principais websites a nível mundial. De salientar que estes clientes pertenciam a outros escritórios da CISION na Europa e estavam de alguma forma descontentes com a monitorização web das empresas que forneciam este serviço e dispostos a testar outras soluções. Ou seja, a monitorização WISE foi comparada com os outros fornecedores. As boas indicações deixadas nestes testes iniciais aliadas a um feedback positivo por parte dos clientes permitiu que a lista de clientes fosse aumentado e o WISE foi sendo escolhido cada vez com mais regularidade para o fornecimento de monitorização web. Com cada novo cliente era necessária a configuração de um conjunto de websites requeridos e nos primeiros meses de funcionamento a base de sources monitorizadas foi sempre aumentando tornando a ferramenta cada vez mais complexa mas também mais forte. Paralelamente ao processo de configuração destes clientes internacionais, a CISION Portugal continuava a usar o sistema WISE para os seus próprios clientes adicionado também dezenas de novos websites portugueses na monitorização contribuindo também para o WISE ser provavelmente o melhor motor de monitorização a nível nacional.

Em 2009, e na sequência dos bons resultados obtidos pelos WISE e da sua cada vez maior base de dados de monitorização mundial, o escritório da Cision em Inglaterra decide começar a usar o WISE em todos os seus clientes substituindo o seu fornecedor atual. De uma só vez centenas de novos clientes foram adicionados. Ao mesmo tempo, foi necessário adicionar milhares de novos websites que eram monitorizados pelo fornecedor anterior de forma a conseguir um serviço equivalente ao existente.

O crescimento desta ferramenta criada há cerca de 2 anos não parava, a exigência e responsabilidade crescia diariamente mas a confiança da CISION Portugal no sistema permitia que o esforço da equipa do WISE fosse dando frutos e estando ao nível exigido. Por esta altura a base de dados de sources tinha um número que rondava os 30 mil websites sendo cada vez mais difícil a sua gestão. Foram sendo criadas diversas ferramentas de monitorização do sistema e o próprio processo de configuração de websites foi melhorado de modo a otimizar os recursos da equipa.

Uma referência na monitorização web 

A reputação do WISE estava em alta e era reconhecido por todos os escritórios da CISION na Europa. As capacidades aumentavam diariamente e novas funcionalidades eram adicionadas no sistema. Devido ao arquivo de informação que foi sendo criado com todo o conteúdo capturado ao longo destes anos, tinha também a capacidade de fazer pesquisas nesse arquivo sendo mais um fator que nos diferenciava dos outros fornecedores.

A consolidação deste projecto a nível europeu deu-se em 2010 quando o grupo decidiu que todos os escritórios da CISION na Europa passariam a usar o WISE para fornecimento de conteúdo web aos seus clientes. Nesta altura foi necessária a configuração de cerca de 1500 novos clientes no WISE provenientes de vários escritórios. Grande parte desses clientes pertencia ao escritório da Finlândia que trazia dificuldades acrescidas de monitorização devido às complexidades do idioma. Foi apenas mais um desafio dos vários que foram sendo ultrapassados ao longo deste processo. Além do desenvolvimento e crescimento do sistema, a própria equipa do WISE teve uma grande capacidade de adaptação aos diversos passos e processos de integração de novos clientes e websites de vários países. Gerir websites em chinês, configurar uma pesquisa em finlandês e de seguida responder a um email em inglês eram apenas tarefas de rotina para os elementos da equipa devido à elevada experiência e conhecimento que detinham nesta altura.

As capacidades do WISE foram reconhecidas não apenas dentro do grupo CISION mas também por empresas concorrentes. Ao longo dos anos o WISE forneceu também conteúdos web para outras empresas da área de monitorização. Foram desenvolvidos mecanismos que permitiam exportar conteúdo filtrado ou não filtrado. Esse conteúdo era depois importado para os clientes e para os portais e sistemas internos dessas companhias. Desta forma o WISE tornava-se assim uma referência a nível mundial e com provas dadas em vários países.

Um dos melhores do mundo

Mais tarde o WISE foi também integrado na monitorização dos clientes norte americanos começando a trabalhar mais de perto com os escritórios da CISION nos Estados Unidos.

Foi um processo moroso onde mais uma vez houve um esforço enorme de adição de novas sources para conseguirmos estar à altura deste novo desafio. As expetativas eram altas e os objetivos bastante ambiciosos. Usar o conteúdo do WISE para milhares de novas pesquisas no mercado americano seria sem dúvida a cereja no topo do bolo deste projecto nascido em Portugal. Para se conseguir ultrapassar mais este degrau, a equipa do WISE teve “apenas” de duplicar o número de sources monitorizadas. A base de dados continha cerca de 40 000 websites e no fim desta fase passou a barreira dos 80 000. Apenas este número já demonstra o empenhamento que houve para o sucesso de mais esta tarefa. Foram necessários alguns meses mas o esforço foi recompensado e o WISE passou também a ser o fornecedor de conteúdos web para os escritórios da CISION nos Estados Unidos, o maior mercado do mundo. Durante esses meses o conteúdo foi comparado minuciosamente pelos analistas americanos de modo a se certificarem que a utilização do WISE em vez do antigo fornecedor não trazia qualquer risco para os seus clientes. Este processo de análise teve resultados positivos e permitiu também que o WISE fosse comparado com algumas das melhores empresas do mundo na monitorização web. E os resultados dessas comparações foram sempre positivos para o WISE, ou seja, em casos de clientes reais, o WISE consegue disponibilizar a mesma ou mais quantidade de informação do que os outros fornecedores existentes no mercado.

Oito anos depois

Atualmente o WISE continua a ser utilizado em todo o grupo CISION e também em algumas empresas externas. É otimizado continuamente de modo a garantir a qualidade de serviço exigida pelos clientes da CISION e várias adaptações são feitas de modo a ir de encontro às necessidades atuais. Devido à enorme quantidade de clientes que utilizam o conteúdo gerado pelo WISE, o sistema é necessariamente avaliado todos os dias. Não só avaliado, como periodicamente, e de modo a garantir a qualidade da informação, analistas fazem comparações de conteúdo entre WISE e outras ferramentas de monitorização web.

A equipa do WISE trabalha diariamente com pessoas de várias nacionalidades respondendo às diversas solicitações e pedidos de suporte. Os desafios diários passam por manter a base de dados atualizada, que neste momento já ultrapassa os 100 000 websites. Todas estas sources permitem gerar cerca de 2M de artigos diários que são indexados e exportados para todo o mundo. O tratamento de toda esta informação exige grandes capacidades de processamento e armazenamento que são totalmente geridos pela equipa de IT da CISION Portugal.

Paralelamente, e aproveitando o conhecimento e estrutura do WISE, foram desenvolvidos outros projetos relacionados com monitorização. Um desses exemplos, é o CISION Social Media, uma ferramenta que permite fazer a monitorização em tempo real de várias redes sociais. É através desta plataforma que é feita a monitorização e análise de Social Media na Cision Portugal. Tal como o WISE teve uma boa aceitação e é também utilizada por outros escritórios da CISION na Europa.

Internet, um desafio constante

Os desafios para o futuro são ilimitados. A Internet está em constante mutação e uma ferramenta como o WISE terá necessariamente que continuar a acompanhar as diferentes atualizações tecnológicas na forma como os websites são construídos. A adoção de capacidades de monitorização de conteúdos Multimédia será essencial para fornecer um serviço ainda mais versátil.

Mostrando sempre uma dinâmica de evolução e desenvolvimento, a equipa WISE irá lançar brevemente novos produtos específicos para monitorização de Blogs e também Fóruns/Discussões Online que serão certamente uma mais valia para os clientes.

A quantidade de informação gerada é enorme e por isso, aliado à monitorização de conteúdos, torna-se essencial conseguir gerir toda esta informação criando uma ferramenta com a capacidade de filtrar apenas o que é realmente importante.

Com o crescimento dos Social Media cada vez mais a importância/relevância da informação é também medida pela influência que esta tem nos leitores e ter a capacidade de monitorizar, juntamente com o conteúdo, as interações dos utilizadores em cada meio de comunicação é algo que também passa pelo futuro deste projeto.

Continuar a servir os clientes com a mesma qualidade conseguida ao longo destes oito anos permitirá manter o projecto WISE como um dos melhores do mundo na área de monitorização web.

Saiba mais sobre os serviços de monitorização online da Cision

* Plataforma DATAHUB: tem a capacidade de receber conteúdos noticiosos em vários formatos diferentes fazendo a integração com o sistema final, ou seja, a plataforma onde o cliente visualiza a informação (portal web, servidor de FTP, feed RSS,…). Permite ainda fazer controlo de qualidade (QC), ou seja, escolher manualmente quais os artigos que interessam ao cliente deixando de fora conteúdo considerado irrelevante pelos analistas.